JÁ OUVIU FALAR NA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD)?

Essa escrituração é um projeto que foi lançado em 2008, e é um tributo relativo à entrega de informações contábeis por algumas empresas. Na prática, a Escrituração Contábil Digital substitui as escriturações em papel físico que são enviados comumente à Receita Federal por todas as empresas enquadradas no lucro real.

Informações para entregar a ECD

Entenda quais são as partes essenciais a serem entregues:

  • o LivroDiário e seus auxiliares,
  • o Livro Razão e seus auxiliares;
  • o Livro Balancetes Diários com balanços e fichas de lançamento
    comprobatórias das declarações.

Toda a comprovação da autoria empresarial é realizada pela assinatura do certificado digital de segurança A3 emitido no ICP – Brasil (Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileira).

O cliente precisa lhe informar!

Em todas as organizações, os seus donos é quem são os que possuem as informações importantes sobre os seus negócios e os caminhos que devem ser tomados em decisões essenciais.

Porém, quando os ditos “responsáveis” não estão disponíveis na empresa por algum motivo, a comunicação entre organização e contabilidade não acontece. Esse fato pode comprometer diretamente o trabalho do contador. Ele ficará sem as informações necessárias para a elaboração da ECD.

Como sugestão aos profissionais da contabilidade que têm essa ocorrência em seus trabalhos, é necessário solicitar ao cliente que disponha um funcionário treinado e autorizado de sua equipe.

Ele pode responder pelas informações e decisões no caso de ausência do empresário. Os contadores ficam, muitas vezes, de mãos atadas por falta de documentos e informações que encontram-se em poder de clientes que estão indisponíveis.

O empresário deveria nomear alguém que integrasse ao mesmo tempo a empresa e a contabilidade, como uma ponte. Alguém que lembrasse de prazos de entrega dos documentos e que eles pudessem ser digitalizados e enviados online.

Entrega em cima da hora

Deixar tudo para a última hora é o cartão de visitas mais brasileiro que existe, não é mesmo? E isso ocorre também na área contábil. Por mais que falemos que essa é uma medida perigosa, visto que muitas multas aplicadas pelo fisco são por conta de declarações após o prazo, o índice de atraso ainda é muito grande.

É um problema bastante comum que acaba sobrecarregando os contadores. E você sabe disso: mesmo que alertem os clientes sobre os possíveis prejuízos financeiros que possam vir com esses atrasos, eles vão acontecer. Se precisamos estar preparados? Na medida do possível, sim.

É muito importante uma conversa didática entre o contador e o cliente para evitar esses constrangimentos. E, para isso, exponha as consequências dos atrasos de envio de documentos.

Tenha em mente o seguinte: a perda de prazo não se dá por má fé, mas por desorganização do próprio cliente. Todos os contadores se planejam para finalizarem suas obrigações no tempo certo, mas os atrasos por parte dos clientes atrapalham sempre. O ideal é ter alguém dedicado a exigir o cumprimento dos prazos para que a eficácia do serviço seja garantida.

O cumprimento dos prazos de entregas (incluindo a ECD) poupará o cliente de prejuízos financeiros. Isso torna mais barato o pagamento de um colaborador que se dedique exclusivamente aos documentos a serem apresentados na data correta.

Sintonia entre os setores para a entrega da ECD

A ECD deve ser transmitida pelo Departamento Contábil ou pelo contador terceirizado pela empresa. Afinal, nela deve conter obrigatoriamente a assinatura digital de um contabilista e de um responsável pela assinatura da ECD.

Além disso, batemos na tecla que sempre batemos em outros artigos: todos os setores devem ter algum conhecimento na área contábil para evitar riscos. O básico é muito importante. Esse conhecimento aumenta o nível de colaboração da equipe para obtenção e registro dos fatos contábeis que ocorrem em seus departamentos.

Quais as penalidades por não entregar a ECD no prazo?

Acompanhar as datas de entrega da ECD e compreender todas as
regras e instruções para sua correta escrituração é uma tarefa árdua
realizada pelos colaboradores envolvidos na entrega dessa obrigação.
Ela é necessária.

No cotidiano empresarial, sabemos que os fatos contábeis ocorrem, e
são registrados diariamente nos sistemas contábeis. E, por maiores que
sejam os cuidados, sabemos que é raro que nesse processo não
ocorram erros ou falhas.

Assim, além da multa aplicável por não entregar no prazo da ECD, a
Receita Federal também pode aplicar multas por informações inexatas
ou incorretas.

As multas

– Multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da empresa no período a que se refere a escrituração, para quem entregar a ECD sem atender aos requisitos para a apresentação dos registros e respectivos arquivos.

– Multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% (um por cento) do valor da receita bruta auferida no período a que se refere a escrituração para empresa obrigada a entrega da ECD, e que omitir ou prestar incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos arquivos.

– Multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da empresa no período que se refere a escrituração, sendo limitada a 1% (um por cento) desta, para as empresas que não cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos arquivos.

Já para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de Escrituração Digital, as multas serão reduzidas:

– à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.
– à 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

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