eSocial: conheça 6 dicas que vão ajudar sua empresa

Com o objetivo de simplificar processos e facilitar o cumprimento de obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, o eSocial é assunto do momento. De acordo com o Governo Federal, a expectativa é que o sistema reúna informações de mais de 40 milhões de trabalhadores, 18 milhões de empregadores e mais 80 mil escritórios de contabilidade.

O eSocial é obrigatório para o Grupo 1, empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016, e Grupo 2, aquelas com faturamento inferior a R$ 78 milhões no mesmo ano, exceto optantes pelo Simples Nacional.

Enquanto isso, o Grupo 3, micro e pequenas empresas, e MEI com empregados, com faturamento de até R$ 4,8 milhões e optantes pelo Simples Nacional, está previsto para 2019. Já o Grupo 4, órgãos públicos e internacionais, o sistema entra em vigor em 2020.

Conforme informado pela Receita Federal, empresas que apresentarem erros, atrasos nas informações ou ausência nos dados, podem ser multadas ou sofrer penalidades.

Quer evitar dores de cabeça e agilizar a implantação do eSocial em sua empresa ou escritório de contabilidade? Então você está no lugar certo! Separamos 6 dicas para melhorar as rotinas contábeis diárias e implementar o sistema sem maiores problemas ou imprevistos.

Mas, antes de prosseguir, saiba que o primeiro passo é ficar por dentro do cronograma de obrigações, eventos e substituições do eSocial. Neste link você encontra um artigo com tudo o que você precisa saber sobre o programa. Já conferiu? Então vamos às dicas para ajudar você e sua empresa!

Se atente aos prazos do eSocial para não correr risco de sofrer penalidades.
Se atente aos prazos do eSocial para não correr risco de sofrer penalidades.

1. Defina um cronograma de transição para o eSocial

Todo projeto bem-sucedido começa com um bom planejamento. Por isso, definir prazos, traçar objetivos e estabelecer metas evitam problemas e imprevistos. Desse modo, envolva os departamentos responsáveis pela coleta das informações de colaboradores de sua empresa.

É importante que todos auxiliem na fase de transição. As obrigações devem ser agrupadas e inseridas no sistema. Logo depois de implantado, o eSocial fará parte da rotina de sua empresa da forma natural, com processos cada vez mais simples e produtivos.

2. Revise os dados

O preenchimento das obrigações dentro do eSocial é feito por meio de tabelas e eventos, com prazos e regras específicos. Antes de importar as informações coletadas, faça uma conferência dos dados. Cargo, função exercida, horário de trabalho e lotação tributária são algumas das exigências do programa.

Dessa forma, redobre a atenção nestas obrigações para evitar erros. Erros, atrasos e irregularidades podem comprometer a empresa, que corre o risco de receber multas e processos trabalhistas.

3. Registro de Eventos Trabalhistas (RET)

Dados de admissão, demissão e alteração salarial fazem parte de eventos periódicos e não periódicos. Desse modo, as obrigações relacionadas aos dois eventos devem ser inseridas no eSocial por meio do RET, o Registro de Eventos Trabalhistas.

O registro é uma base de dados que reúne informações enviadas pelo empregador, trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais e contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.

O RET substitui relatórios e cadastros como o Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados). Então esteja atento quanto à incorporação do registro na sua empresa.

4. Invista na capacitação

O eSocial irá afetar os setores jurídico, contábil e de recursos humanos. Forme uma equipe com profissionais de cada uma das áreas. Promover cursos e palestras sobre o sistema, além de motivar os colaboradores a buscarem melhorias, pode contribuir neste período de implantação. Saiba que o importante é que todos saibam o que significa e qual a funcionalidade do eSocial.

5. Utilize um software compatível com o eSocial

Uma das últimas (e melhores) tendências na contabilidade é a utilização de softwares de automação de rotinas. Com a finalidade de aumentar a produtividade, o programa agiliza processos, gera arquivos e relatórios dos departamentos pessoal, fiscal e contábil. Porém, você deve se atender ao sistema que deseja utilizar.

Não são todos os sistemas que estão alinhados com as exigências do eSocial. Verifique as configurações necessárias para a contratação do software ideal para sua empresa.

6. Dúvidas? Consulte um contador

O eSocial é um sistema complexo. A falta de conhecimento das informações exigidas, alteração de prazos e o significado de alguns termos (como os eventos periódicos, não periódicos e eventos de tabela) podem gerar dificuldades na implementação dentro das empresas.

Em caso de dificuldades, busque a ajuda de um contador. Ele tem o conhecimento necessário para preparar a equipe, esclarecer pontos importantes sobre o sistema e atuar como um consultor contábil para melhorar seu fluxo contábil.

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About Thúlio Oliveira Alves

Jornalista com passagens por TV Integração, Câmara dos Deputados e agências de publicidade e propaganda. Escreve todos os meses sobre contabilidade. Atualmente é Assistente de Marketing e Produtor de Conteúdo na Makrosystem.

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